“Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças”

A citação do título é de autoria de Sun Tzu, considerado um dos maiores estrategistas militares de todos os tempos e autor do livro “A Arte da Guerra”. Esta frase resume um conceito importante para ações de Advocacy em Bibliotecas Públicas, ou seja, definir os pontos fracos e fortes que comprometem um bom plano de ação. Para facilitar esta análise e reconhecer estes fatores, sugerimos o uso de uma ferramenta de gestão conhecida como “SWOT”, da sigla em inglês para Strenghts (Forças), Weakness (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Esta ferramenta possibilita criar um cenário (interno e externo) do ambiente da biblioteca e favorece o processo de planejamento utilizado para avaliar as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças que envolvem um projeto ou uma tomada de decisão. Para criar esta análise de cenário, segue abaixo uma simulação de uso da ferramenta com perguntas e respostas sobre o ambiente de uma Biblioteca Pública.

Forças e Fraquezas > são fatores internos, recursos que uma instituição possui à sua disposição e podem favorecer ou dificultar a realização de um projeto.

Força

  • O que a equipe da biblioteca faz bem? Exemplo: a biblioteca possui um bom serviço de referência que apóia de forma dinâmica seus usuários; o acervo é atualizado com freqüência e contém uma diversidade grande de suportes (DVDs, CDs, revistas e livros eletrônicos); possui capacidade para transformar produtos culturais em informação e, por agregar valor, torna a biblioteca mais útil e diferenciada das restantes.
  • Que recursos especiais a biblioteca possui e pode aproveitar? Exemplo: o espaço físico da biblioteca, interno e externo, propicia a realização de várias atividades que, ao mesmo tempo, podem ser utilizadas pelo usuário ou visitante; as instalações são modernas e aconchegantes.
  • Quais os diferenciais da biblioteca? Exemplo: boa localização, a biblioteca esta próxima de vários meios de transporte (estação de trem, metro e terminais de ônibus).
  • O que a equipe e os usuários da biblioteca reconhecem que é bem feito? Exemplo: a interação entre a equipe da biblioteca e os usuários é rápida e eficiente; por ser composta de profissionais qualificados, promove facilmente ações diferenciadas para (e com) o usuário.

Fraqueza

  • No que a biblioteca precisa ficar atenta? Exemplo: horário de atendimento da biblioteca não atende as necessidades da comunidade e não acompanha o horário de funcionamento do entorno (dia e noite).
  • O que precisa melhorar? Exemplo: a prática regular de exposições de arte e animação cultural; apoio as instituições e outros grupos: universidades, estudantes de pré-vestibular, empresa, comércio e associações culturais, entre outros.
  • Onde a biblioteca deve se blindar (fortalecer)? Exemplo: acervo desatualizado ou inadequado para o público ou falta de verba para aquisição de materiais.
  • Onde possui menos recursos que as demais instituições? Exemplo: orçamento, ocorre inexistência ou insuficiência de recursos financeiros na biblioteca, por falta de apoio dos gestores municipais; recursos humanos, falta capacitação dos profissionais da biblioteca.
  • Quais são as fraquezas da biblioteca identificadas pelos outros? Exemplo: frágil estratégia de marketing da biblioteca, divulgação inadequada de serviços, falta de um canal de comunicação com o público-alvo e outros interessados.

Oportunidades e Ameaças > são fatores externos que a biblioteca não pode controlar, emergem da dinâmica social e são capazes de influenciar diretamente o cumprimento da missão da biblioteca.

Ameaças

  • Que ameaças (leis, regulamentos, áreas concorrentes) podem prejudicar a biblioteca? Exemplo: falta lei orçamentária que defina verba para biblioteca; formação do acervo desatualizada; descontinuidade dos projetos que tiveram impacto positivo na comunidade.
  • Qual o ponto forte de outras áreas de cultura que ameaça a biblioteca? Exemplo: tecnologia, a biblioteca carece de tecnologia atrativa e essencial para os jovens; espaço físico moderno, a biblioteca possui ambiente inadequado e desconfortável.
  • Quais as melhores estratégias e diferenciais dessas áreas de cultura concorrentes? Exemplo: marketing adequado e contínuo, verba conseguida através de parceiras, dinâmica do mercado mais ágil que a dinâmica do serviço público.

Oportunidades

  • Quais são as oportunidades externas que a biblioteca pode identificar? Exemplo: identificar os parceiros, trabalhar com um grupo de Advocacy, monitorar o mercado, sempre favorável em incentivar ideias criativas e geração de novos produtos.
  • O que o usuário da biblioteca deseja e precisa que pode servir como oportunidade de novos projetos? Exemplo: utilização de redes sociais; relacionamento com outras bibliotecas para permuta de novos materiais; expansão de serviços de informação e qualificação profissional.
  • Como agregar valor ao seu produto e ao serviço da biblioteca? Exemplo: fortalecer o marketing da biblioteca em várias dimensões: criar ou atualizar um logo para biblioteca aplicar em produtos; buscar parceiros fortes para divulgação de serviços; criar campanha publicitária da marca “biblioteca”, associando sua atuação à sociedade da informação e do conhecimento.
  • Que tendências você pode aproveitar em favor da biblioteca? Exemplo: a tendência deve estar ligada ao público-alvo, permitindo uma experiência positiva de convivência e bem-estar; como sugestão: criar um espaço tão confortável e visualmente agradável, que seja fator de atração e visibilidade da biblioteca, provocando até registros pessoais de imagens do local em redes sociais (Facebook, Twitter, Tumblr, Pinterest, etc.); uso de novas tecnologias para ampliar o acesso da comunidade à informação, sem restrição e com auxilio para uso.

Responder estas perguntas permite criar planos de ações estratégicos e alcançar melhores resultados. Porém, para análise SWOT é importante não perder a conexão entre a missão e  o objetivo da biblioteca. Para visualizar a relação entre os fatores propostos, faça um exercício rápido e coloque as respostas das perguntas no quadro abaixo. Use o quadro como exemplo de representação das análises necessárias para planejamento de suas estratégias e monitoramento das suas ações.

Ferramenta SWOT

Ferramenta SWOT

 

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Para realizar é preciso planejar!

Estamos próximos do início de um novo ano (2013…. só para lembrar) e, neste momento, avaliamos o ano que passou e esperamos que o próximo seja repleto de realizações. Mas não podemos esperar que as realizações aconteçam aleatoriamente,  temos que planejar nossas ações para construirmos o nosso futuro e isso se aplica tanto na vida pessoal como na vida profissional.

Neste sentido, investir em realizações para Biblioteca Pública segue o mesmo princípio, ou seja, planejar sempre. Entre os métodos que facilitam construir este planejamento, destacamos aqui o “5W e 2H”, que é um plano de ação que auxilia na solução de problemas, na elaboração de projetos, planos de atividades ou  para quando se deseja atingir uma meta. É uma ferramenta simples e prática, podendo ser aplicada em bibliotecas públicas de qualquer tamanho.

A ferramenta, “5W e 2H” registra de maneira organizada e planejada como serão realizadas as ações, não é por acaso que o nome “5W e 2H” é a sigla em inglês para What (O quê), How (Como), Where (Onde), When (Quando), Why (Porquê), Who (Quem), How Much (Quanto Custa).

E como aplicar o “5W e 2H”? Construa uma planilha, como mostramos no exemplo abaixo, que ajuda entender e esclarecer as ações de seu projeto.

plano de ação 5W2H

Ferramenta 5W2H

No caso das Bibliotecas Públicas é importante ressaltar que tudo que é planejado tem que constar no Plano Municipal, para ser previsto na Lei Orçamentária Anual (LOA), que estabelece as despesas e as receitas que serão realizadas no próximo ano, de acordo com a previsão de arrecadação.  A Constituição Brasileira determina que o Orçamento deve ser votado e aprovado, pelo legislativo, até o final de cada ano.

Por isso, vale a pena checar se o governante inseriu sua biblioteca na LOA e garantiu verba para as ações da Biblioteca Pública. Se não constar na LOA, entendemos que é o momento de mobilização para solicitar este recurso e permitir que realizações possam ser planejadas.